Dans le cadre d’un déménagement d’entreprise, la préparation est la clé pour garantir une opération sans désagrément. Ainsi, pour une société comptant moins de 100 salariés, la période de préparation est de 1 mois minimum, pour celle avec plus de 300 employés, il faut au moins 6 mois. Voici donc quelques astuces afin de vous aider à assurer le bon déroulement du changement de local.
Les préparations avant le jour J
Pour un déménagement d’entreprise, il faut des mois de préparation. Entre la période de préavis, le choix quant aux mobiliers, la recherche de prestataire, la communication aux salariés et tout le reste, vous aurez beaucoup de choses à gérer. Ainsi, pour vous faciliter la tâche, pensez à désigner des responsables qui seront tenus d’assurer toutes les opérations et les transferts à effectuer. L’idéal est de choisir un responsable pour chaque service. Ce dernier et son équipe se chargeront de tout à commencer par les éléments importants comme l’élaboration de cahier de charges, mais aussi les questions essentielles comme qui met quoi dans tel ou tel carton de déménagement ?
Vous devrez également penser à déposer votre lettre de préavis en temps et en heure afin de respecter les obligations du contrat. Sachez en effet que pour un bail commercial de 9 ans, il faudra donner le préavis 6 mois à l’avance pour réduire les frais.
Le dernier mois avant le déménagement
Lorsque la date de déménagement approche, il est à présent temps d’informer vos salariés pour éviter de les stresser. Vous pourrez confier cette tâche au représentant du personnel par exemple. Par ailleurs, il est également important de demander un devis par prestataires pour contrôler votre budget et choisir l’entreprise qui propose les meilleurs services et prix. Ainsi, pensez à demander une estimation pour le camion de déménagement, le cout du transport, le chargement et le déchargement, mais aussi si le prestataire propose un service de mise en carton de déménagement.
Le jour J…
Pour vous assurer que le déménagement ne perturbe pas la production de vos salariés, l’idéal est d’effectuer les opérations le week-end. Dans le cas où le nombre de mobiliers et de matériels à transférer est trop important, vous pouvez réaliser le déménagement durant deux week-ends. Cela est également valable pour les entreprises disposant de 2 locaux.
Pour ce qui est de l’emballage des équipements et mobiliers, plusieurs prestataires proposent généralement ce service. Mais pour vous assurer que les affaires de vos employés soient respectées, demandez à chacun de mettre leur affaire dans un carton de déménagement avec une étiquette mentionnant leur nom. Il leur sera plus facile de retrouver leur bien une fois dans le nouveau local.
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